Eventfilm und Aftermovie: mehr aus deiner Veranstaltung machen

Du planst ein Fest, eine Eröffnung, ein Firmenjubiläum oder eine ganze Veranstaltungsreihe. Wochen gehen in die Vorbereitung, der Abend selbst ist nach ein paar Stunden vorbei. Was danach bleibt, sind ein paar verwackelte Handyvideos aus der Gästeperspektive und die Erinnerung derer, die dabei waren.

Ein Eventfilm ändert das. Er hält fest, wie sich der Abend angefühlt hat, und er arbeitet weiter, wenn die Bühne längst abgebaut ist: als Rückblick für alle, die da waren, und als Vorgeschmack für alle, die beim nächsten Mal kommen sollen. Damit das klappt, musst du ein paar Dinge vorher klären, nicht erst am Abend selbst.

Warum sich ein Aftermovie für deine Veranstaltung lohnt

Viele Veranstaltungen werden vorher beworben und danach kaum noch erwähnt. Dabei ist die Zeit direkt nach dem Event eine gute Gelegenheit, schon über das nächste zu sprechen. Ein Film mit vollen Räumen, guter Stimmung und bekannten Gesichtern bleibt eher im Gedächtnis als ein Plakat mit Datum.

Ein Aftermovie hilft dir an mehreren Stellen gleichzeitig:

• Bei den Gästen. Viele teilen Videos von Abenden, an denen sie selbst dabei waren, in ihren eigenen Storys. So sehen auch Leute deine Veranstaltung, die du sonst kaum erreichen würdest.
• Bei der nächsten Ankündigung. Wenn du das nächste Datum bekannt gibst, hast du sofort Bildmaterial, das zeigt, was die Leute erwartet.
• Bei Partnern und Sponsoren. Wer dich unterstützt hat, sieht, wie die Veranstaltung gelaufen ist, und hat selbst etwas zum Zeigen.
• Auf deiner Website. Ein kurzer Film auf der Eventseite zeigt Besuchern auf einen Blick, wie die Veranstaltung abläuft und was sie dort erwartet.

Das gilt nicht nur für große Partys. Auch eine Hausmesse, ein Tag der offenen Tür oder die Eröffnung eines neuen Ladens profitiert davon, wenn danach etwas Vorzeigbares übrig bleibt.

Was du vor dem Dreh klären musst

Ein Event lässt sich nicht wiederholen. Was am Abend nicht aufgenommen wird, fehlt später im Schnitt. Deshalb zahlt sich die Vorbereitung hier mehr aus als bei einem Dreh, den man notfalls am nächsten Tag wiederholen kann.

Einverständnis der Gäste

Wer auf deiner Veranstaltung filmt, filmt Menschen. Viele freuen sich darüber, manche wollen auf keinen Fall im Netz auftauchen. Darauf solltest du vorbereitet sein:

• Weise schon in der Einladung, auf dem Ticket oder auf der Eventseite darauf hin, dass gefilmt und fotografiert wird und wofür das Material genutzt wird.
• Häng am Eingang gut sichtbar einen Hinweis auf, statt ihn klein neben die Garderobe zu kleben.
• Bei Nahaufnahmen, in denen eine einzelne Person klar im Mittelpunkt steht, fragst du sie direkt, bevor die Aufnahme verwendet wird.
• Bei Kindern und Jugendlichen gilt besondere Vorsicht. Hier brauchst du die Zustimmung der Eltern, bei Jugendlichen zusätzlich auch ihre eigene.
• Wer nicht gefilmt werden möchte, wird nicht gefilmt. Meldet sich jemand nachträglich, nimmst du die Szene heraus.

Das ist keine Rechtsberatung. Wenn du unsicher bist, wie du Hinweise und Zustimmungen für deine Veranstaltung formulierst, fragst du eine Anwältin oder einen Anwalt.

Ablauf und wichtige Momente

Wer filmt, muss wissen, wann was passiert. Schick deshalb vorab den Ablauf mit Uhrzeiten: Einlass, Begrüßung, Auftritte, Programmpunkte, besondere Momente. Markiere die Stellen, die auf keinen Fall fehlen dürfen, etwa die Eröffnung, den wichtigsten Auftritt oder den Moment, in dem das Band durchgeschnitten wird.

Hilfreich ist auch eine kurze Liste mit Personen, die im Film vorkommen sollen: Veranstalter, Partner, Künstler, Helfer. Dazu ein Hinweis, wo man filmen kann, ohne im Weg zu stehen, und wo nicht.

Musik

An die Musik denken viele erst, wenn der Film geschnitten wird. Ein Lied, das am Abend gespielt wurde, darf aber nicht einfach unter den Film gelegt werden. Für die Nutzung von Musik in einem Video brauchst du die passenden Rechte, egal ob der Song im Radio läuft oder auf deiner Veranstaltung. Bei Instagram und TikTok steht Geschäftskonten außerdem oft nur eine eingeschränkte Musikauswahl zur Verfügung.

Sicherer ist Musik aus einer Bibliothek, deren Lizenz die Nutzung in Werbevideos und auf Social Media ausdrücklich erlaubt. Wenn Bands oder DJs auftreten, sprich vorher mit ihnen, ob Ausschnitte aus ihrem Auftritt im Film vorkommen dürfen. Spielt jemand fremde Songs, reicht seine Zustimmung allein nicht, denn die Rechte an den Liedern liegen bei anderen.

Wo der Film laufen soll

Kläre vor dem Dreh, wo das Ergebnis gezeigt wird. Ein Film für die Website kann quer sein, Clips für Instagram, TikTok und den WhatsApp-Status sollten hochkant sein. Wer beides will, muss das schon beim Filmen berücksichtigen, nicht erst im Schnitt.

Ein Dreh, mehrere Filme: mehrteilig und als kurze Clips

Ein häufiger Gedanke ist: Wir machen einen Film, der den ganzen Abend zeigt. Heraus kommt dann oft ein langes Video, das viele nicht bis zum Ende ansehen. Besser funktioniert es, das Material aufzuteilen.

Aus einem Eventdreh lassen sich mehrere Formate schneiden:

1. Ein Hauptfilm von etwa einer Minute, der die Stimmung des Abends zusammenfasst.
2. Mehrere Teile, die nacheinander veröffentlicht werden, zum Beispiel ein Teil pro Programmpunkt oder pro Veranstaltungstag.
3. Kurze Clips von wenigen Sekunden für Storys und Status, etwa ein Auftritt, eine Reaktion aus dem Publikum oder ein Blick hinter die Kulissen.
4. Standbilder aus dem Video, die du als Titelbild für die nächste Ankündigung nutzt.

Der Vorteil mehrerer Teile: Du hast über Tage oder Wochen etwas zu posten, statt alles an einem Tag zu verschießen. Jeder Teil erinnert die Leute erneut an deine Veranstaltung. Wie du solche Beiträge sinnvoll verteilst, steht im Beitrag Redaktionsplan, der auch in stressigen Wochen hält. Für die kurzen Clips eignen sich vor allem Storys, mehr dazu im Beitrag Storys nutzen, um Termine und Aktionen zu füllen.

Beispiel: der dreiteilige Ankündigungsfilm für FOMO Season

Für FOMO Season, eine Eventreihe aus Mosbach, haben wir die Veranstaltung vorab mit einem inszenierten Film in drei Teilen angekündigt, jeder knapp eine Minute lang. Er zeigt keine Partyaufnahmen, sondern erzählt eine kurze Geschichte, die Lust auf den Abend macht. Das Prinzip mehrerer kurzer Teile gilt genauso für ein Aftermovie: Statt eines langen Films gibt es drei kurze Teile.

Gerade bei einer Veranstaltungsreihe passt dieses Format gut: Jeder Teil ist kurz genug für Social Media, und mehrere Teile lassen sich über einen längeren Zeitraum verteilen. Die drei Videos findest du zusammen mit unseren anderen Arbeiten bei den Video-Referenzen auf der Startseite.

Aftermovie erstellen lassen oder selbst filmen

Du kannst auch selbst mit dem Handy filmen. Das Problem: Als Veranstalter hast du am Abend genug anderes zu tun. Du begrüßt Gäste, löst kleine Probleme, sprichst mit Partnern. Das Handy bleibt dabei meistens in der Tasche, und genau die besten Momente fehlen hinterher. Wenn du selbst filmen willst, helfen dir die Tipps aus dem Beitrag Reels mit dem Handy drehen, ohne Technikstress und Kurs. Gib die Aufgabe dann aber an jemanden ab, der an dem Abend nichts anderes zu erledigen hat.

Wenn du dein Aftermovie erstellen lassen willst, läuft das bei uns so:

1. Kurzes Gespräch. Du erzählst, was für eine Veranstaltung es ist, wann sie stattfindet und wofür du den Film brauchst.
2. Fixpreis. Du bekommst einen festen Preis, bevor gedreht wird.
3. Dreh vor Ort. Wir sind an dem Tag bei deiner Veranstaltung und filmen nach dem abgesprochenen Ablauf.
4. Schnitt mit Vorschau. Du siehst den Film, bevor er veröffentlicht wird, und kannst Änderungen anmerken.
5. Auf Wunsch Posten und Betreuung. Wenn du willst, kümmern wir uns auch um die Veröffentlichung auf deinen Kanälen.

Wir drehen im Umkreis von 40 Kilometern um Obrigheim, also zum Beispiel in Mosbach, Buchen, Sinsheim oder Heilbronn. Mehr zum Videodreh vor Ort steht auf der Seite Social-Media-Videos.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Aftermovie sein?

Für Social Media reicht meistens eine Minute, oft weniger. Wer mehr zeigen will, teilt das Material besser in mehrere kurze Teile auf, statt einen langen Film zu machen, den viele nicht bis zum Ende ansehen.

Wann sollte der Film fertig sein?

So bald wie möglich nach der Veranstaltung, solange die Gäste noch darüber reden. Ein kurzer Clip kann zuerst online gehen, der ausführlichere Film folgt danach. Den Zeitplan sprichst du am besten schon im Vorgespräch ab.

Was ist, wenn ein Gast nachträglich nicht im Film sein möchte?

Dann wird die Szene herausgenommen oder ersetzt. Deshalb ist es sinnvoll, mehr Material zu drehen, als später im Film landet. So bleibt der Film rund, auch wenn einzelne Aufnahmen wegfallen.

Du planst eine Veranstaltung im Neckar-Odenwald-Kreis oder in der Umgebung und willst danach mehr davon haben als ein paar Handyvideos? Schreib uns, wann und wo sie stattfindet, dann besprechen wir, was sich daraus machen lässt.