Backups und Wartung, damit die Website nicht ausfällt

Eine Website ist kein Möbelstück, das man einmal aufstellt und dann stehen lässt. Sie läuft auf Technik, die sich verändert, und sie zeigt Inhalte, die veralten. Beides passiert langsam genug, dass es niemand bemerkt, bis der Tag kommt, an dem etwas nicht mehr geht.

Das typische Muster: Zwei Jahre lang läuft alles. Dann steht an einem Freitagnachmittag statt der Seite eine Fehlermeldung, der Bekannte, der sie damals gebaut hat, ist nicht erreichbar, und niemand weiß, wo die Zugangsdaten liegen.

Dagegen hilft kein Wartungsvertrag mit dreißig Punkten, den nach dem ersten Monat niemand mehr liest. Es hilft ein kurzer Rhythmus, den du tatsächlich durchhältst.

Website Wartung und Backup, was da eigentlich kaputtgeht

Ausfälle haben selten dramatische Ursachen. In der Praxis sind es fast immer dieselben vier.

• Etwas läuft ab. Domain, Zertifikat, Hosting-Paket, manchmal die Kreditkarte, die beim Anbieter hinterlegt ist.
• Ein Update bricht etwas. Bei Systemen mit vielen Erweiterungen passt nach einer Aktualisierung ein Baustein nicht mehr zum anderen.
• Jemand ändert etwas und merkt es nicht. Ein Bild wird gelöscht, eine Seite umbenannt, ein Menüpunkt verschoben.
• Inhalte veralten. Die Seite läuft technisch einwandfrei und zeigt Öffnungszeiten von vorletztem Jahr. Das ist der Ausfall, den Kunden am meisten spüren.

Wartung deckt alle vier ab. Ein Backup rettet dich nur beim zweiten und dritten Punkt, ist dafür aber unersetzlich.

Was ein Backup können muss

Viele Betriebe glauben, sie hätten ein Backup, weil der Hoster damit wirbt. Ob das im Ernstfall reicht, hängt an drei Fragen.

1. Wie weit zurück reichen die Sicherungen? Sicherungen der letzten sieben Tage helfen nicht, wenn ein Fehler drei Wochen alt ist. Gut ist eine Mischung: mehrere Tage feingranular, dazu monatliche Stände.
2. Liegt die Sicherung woanders? Eine Kopie auf demselben Server ist keine Sicherung, sondern eine zweite Datei am selben Ort. Mindestens eine Kopie gehört auf ein anderes System.
3. Kommst du selbst dran? Wenn nur der Anbieter die Sicherung einspielen kann und der im Urlaub ist, hast du ein Zeitproblem.

Der Test, den fast niemand macht

Ein Backup ist erst dann ein Backup, wenn du einmal ausprobiert hast, es zurückzuspielen. Mach das bewusst einmal, am besten auf einer Testadresse, nicht auf der laufenden Seite. Du lernst dabei zwei Dinge: ob die Daten vollständig sind und wie lange es dauert. Beides willst du nicht am Tag des Ausfalls zum ersten Mal herausfinden.

Wenn deine Seite Formularanfragen speichert, stecken in den Sicherungen personenbezogene Daten. Sie brauchen dieselbe Sorgfalt wie die Seite selbst und sollten nicht ewig aufbewahrt werden. Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel fragst du eine Anwältin oder einen Anwalt.

Ein Rhythmus, der im Betriebsalltag hält

Trag dir die Termine im Kalender ein, mit Erinnerung. Was nicht im Kalender steht, passiert nicht. Bei einem Gasthaus in Mosbach hängt am Monatstermin vor allem die Feiertagsregelung, bei einem Metallbauer im Neckar-Odenwald-Kreis eher die aktuelle Stellenanzeige.

Jeden Monat, etwa fünfzehn Minuten

• Startseite und die drei wichtigsten Unterseiten am Handy aufrufen
• Eine Testanfrage über das Kontaktformular schicken und prüfen, ob sie ankommt
• Öffnungszeiten, Urlaub und Feiertage kontrollieren
• Bei Systemen mit Erweiterungen: anstehende Aktualisierungen einspielen, vorher sichern

Jedes Quartal, etwa eine Stunde

• Alle Links prüfen, siehe Tote Links finden und beheben, bevor Kunden sie sehen
• Zertifikat und Adressvarianten testen, siehe HTTPS und www, kleine Technikfragen einfach erklärt
• Ladezeit messen, siehe Ladezeit der Website messen und wirklich verbessern
• Backup stichprobenartig herunterladen und ins Archiv legen
• Team, Leistungen und Preise auf Aktualität durchsehen

Einmal im Jahr, ein halber Vormittag

• Laufzeiten prüfen: Domain, Hosting, Lizenzen, hinterlegte Zahlungsmittel
• Zugangsdaten-Liste aktualisieren und Passwörter erneuern
• Fotos austauschen, die nicht mehr zum Betrieb passen
• Rechtstexte durchgehen, besonders nach Änderungen an Rechtsform oder Anschrift
• Eine vollständige Sicherung offline ablegen, außerhalb aller beteiligten Systeme

Das ist überschaubar. Der Aufwand über zwölf Monate liegt bei wenigen Stunden, und er verhindert genau die Situationen, die sonst einen ganzen Arbeitstag kosten.

Die Zugangsdaten-Liste, die dir am meisten spart

Der teuerste Teil eines Ausfalls ist selten die Reparatur, sondern die Suche nach Zuständigkeiten. Leg eine Liste an, in der pro Zeile steht: worum es geht, bei welchem Anbieter, auf welche E-Mail-Adresse registriert, wer im Betrieb Zugriff hat.

Diese Zeilen brauchst du mindestens:

• Domain
• Hosting
• Redaktionssystem oder Shop-Zugang
• Postfach für die geschäftliche E-Mail
• Google Unternehmensprofil und Search Console
• Social-Media-Profile

Wichtig ist, dass die Registrierungs-Adresse ein Postfach ist, auf das der Betrieb Zugriff hat, nicht die private Adresse eines Mitarbeiters, der irgendwann geht. Die Liste selbst gehört in einen Passwortmanager, nicht in eine Tabelle auf dem Desktop.

Wenn die Seite doch einmal weg ist

Erst prüfen, dann handeln. Ruf die Seite von einem anderen Netz aus auf, zum Beispiel per Mobilfunk statt WLAN. Wenn sie dort läuft, liegt es an deinem Anschluss. Wenn nicht, schau in dein Postfach, oft steht dort eine Mahnung oder eine Wartungsmeldung des Anbieters.

Notiere die genaue Fehlermeldung, bevor du irgendwo anrufst. „Geht nicht“ führt zu einer langen Rückfrage-Schleife, ein wörtlich abgetippter Fehlertext oft direkt zur Lösung. Und stell in der Zwischenzeit eine kurze Information auf dein Google Unternehmensprofil und in die Storys, damit Kunden dich trotzdem erreichen.

Häufige Fragen

Brauche ich Wartung, wenn meine Seite gar kein System im Hintergrund hat?

Weniger, aber nicht keine. Eine statische Seite kann technisch kaum brechen, das ist ihr großer Vorteil. Ablaufende Laufzeiten, veraltete Inhalte und tote Links betreffen sie trotzdem. Der monatliche und der jährliche Block bleiben, der Aktualisierungspunkt entfällt.

Wie schnell muss ich reagieren, wenn ich Updates sehe?

Bei Sicherheitsaktualisierungen zügig, am besten innerhalb weniger Tage. Bei allen anderen reicht der monatliche Termin. Wichtig ist die Reihenfolge: erst sichern, dann aktualisieren, danach die Seite kurz durchklicken.

Kann ich das komplett abgeben?

Den technischen Teil ja, den inhaltlichen kaum. Ob die Öffnungszeiten an Silvester stimmen und ob ein Mitarbeiter noch im Team ist, weiß nur der Betrieb. Sinnvoll ist eine klare Trennung: Technik beim Dienstleister, Inhalte bei einer festen Person im Haus.

Fang mit dem kleinsten Schritt an: Leg dir für den kommenden Monatsanfang einen wiederkehrenden Termin mit fünfzehn Minuten an und schreib die vier Punkte des Monatsblocks in die Beschreibung.

Schreib uns, was du vorhast, wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung.